همه چیز در مورد پوشه ها

آخر هفته گذشته را کلا اختصاص داده بودم به تمیزکاری اتاق کارم و چیزی که بیشتر از همه دور و برم دیده می شد، انبوهی بود از کاغذ در ابعاد و رنگهای مختلف که روی هر کدام، اطلاعات معمولی تا مهم داشت. اوایل عادت داشتم که همه این کاغذها را روی میز و داخل کشوها نگهداری کنم. اما بعد از مدتی دیدم تعداد این کاغذها دارد از کنترل خارج می شود و همین روزهاست که زیر کوهی از این برگه ها که دیگر پیدا کردنشان هم ساده نبود، غرق شوم!
به عنوان بدیهی ترین راه حل، به یک فروشگاه لوازم التحریر رفتم تا تعدادی پوشه برای دسته بندی این برگه های پراکنده بگیرم. اما تنوع پوشه ها و توضیحاتی که فروشنده به من داد، کلا دیدم را نسبت به کالایی که تابحال اهمیت چندانی به آن نمیدادم عوض کرد. فکر می کنم که برای شما هم جالب باشد تا از دنیای مفصل پوشه ها بیشتر بدانید.
سایز پوشه ها
ابعاد پوشه هایی که در بازار می توانید پیدا کنید، تقریبا نامحدود است. اما تعدادی سایز استاندارد وجود دارد که اگر پوشه های خود را از بین این ابعاد انتخاب کنید، بعدا دچار ناهماهنگی قفسه ها و بایگانی خود به دلیل تهیه پوشه ها از دو منبع مختلف، نخواهید شد:

A4 :‏ 31 × 22 سانتی متر
FC: حدود 23 × 34 سانتی متر
B4 : 35 × 22 سانتی متر
A5 : 22 × 16 سانتی متر
B5 : 25 × 18 سانتی متر
خشتی کوچک :  19 × 19 سانتی متر
خشتی بزرگ : 23 × 23 سانتی متر
پالتویی : 14 × 19 سانتی متر

 

 

جنس پوشه ها

بسته به اینکه نوع، تعداد و کاربرد اسنادی که می خواهید در پوشه ها نگهداری کنید چه باشد، لازم است از جنس مشخصی از پوشه استفاده کنید. بطور کلی دو نوع پوشه در بازار موجود است:

• پوشه های مقوایی

این جنس، پرکاربردترین نوع پوشه هاست. معمولا از مقوای گلاسه 250 یا 300 گرمی ساخته می شود و گاهی برای دوام و زیبایی بیشتر، روی آنها را با روکشی از سلفون مات یا شفاف می پوشانند.

قابلیت چاپ روی پوشه ها، این نوع را به کالایی پرطرفدار برای ارائه ابزار تبلیغاتی در نمایشگاهها و همایشها تبدیل کرده است.  در ادارات و موسسات مختلف نیز که لازم است تعداد زیادی از مدارک مختلف متعلق به ارباب رجوع نگهداری شود، تعداد زیادی از این نوع پوشه ها در دوره های زمانی منظم خریداری می شود.

• پوشه های پلاستیکی

این پوشه ها، رتبه اول دوام در بین پوشه ها را دارند. برگه های داخل خود را از نفوذ آب و گرد و خاک محافظت می کنند. در صورت کثیف یا لکه دار شدن، قایبلیت شستشو دارند و به همین دلیل در مدارس، بیشتر از این نوع پوشه ها استفاده می شود.

این پوشه ها به دلیل تنوع بالایی که در رنگ و مدل دارند، مشتریان زیادی را در بازار به خود جذب می کنند. ماندگاری بالای این پوشه ها، می تواند باعث استفاده چندباره و صرفه جویی در هزینه های اداری هم باشد.

برخی از پوشه های پلاستیکی به صورت دکمه دار و جیب دار یا با دیگر لوازم جانبی تولید و به بازار عرضه می شوند. توجه داشته باشید که برای اسناد با اطلاعات مهم، از پوشه های مات استفاده کنید تا اسناد داخل آن در معرض دید نباشند.

• پوشه های چرمی و پارچه ای

این پوشه ها در سالهای دور مورد استفاده بوده اند و امروزه به دلایل اقتصادی، تولید انبوه نمی شوند. نمونه های کمیاب موجود در بازار، بیشتر قابلیت تزئینی و غیرکاربردی دارند.

برچسب پوشه

اگر تعداد زیادی پوشه داشته باشید، پیداکردن دسته بندیهای مختلف برای شما سخت خواهد شد. معمولا در این موارد از برچسبهایی بر روی پوشه ها استفاده می شود که دسترسی به اسناد را سریع تر و راحت تر می کند.

بر اساس روش بایگانی،  دسته بندی ممکن است بصورت الفبایی یا  عددی باشد که در هر حال، باید عناوین هر دسته را روی برچسب ثبت کرد. برخی دیگر از دسته بندی ها بر اساس تاریخ انجام می شود.

انواع برچسب های پوشه عبارتند از:

• برچسب ثابت

این برچسب ها، همان قسمت های بیرون زده لبه مقسم (دیوایدر) و از لبه کناری پوشه، قابل دسترس هستند.. برچسب ثابت از نظر تعداد، سایز و محل قرار گیری با هم تفاوت دارند.

• برچسب متحرک (قابل تعویض)

برچسب های متحرک، بصورت محفظه های پلاستیکی هستند که کارت های مقوایی کوچکی در آنها قرار دارد. عنوان هر دسته را روی کارت ثبت شده و درون محفظه برچسب قرار می گیرد. در پوشه ها به دلیل اینکه عطف کوچکتری دارند، این برچسب ها روی جلد پوشه نصب می شوند؛ اما در دیگر لوازم بایگانی که عطف بزرگتری دارند، این برچسب ها روی عطف قرار می گیرند تا عناوین دسته بندی مطالب در زمان بایگانی کردن در قفسه به راحتی دیده شده و دسترسی به آنها آسان باشد.

پوشه های خاص

برای بعضی از کاربردهای خاص –که البته عمومیت هم ندارد- انواع ویژه ای از پوشه ها طراحی و تولید می شوند که رایج ترین آنها عبارتند از:

• پوشه ضدمیکروب

در تولید این نوع از پوشه ها از موادی استفاده شده که مانع از رشد و تکثیر میکروبها و قارچها میشود. کاربرد این نوع از پوشه ها برای اسنادی است که باید به مدت طولانی حفظ شوند. به لطف وجود این ویژگی، اوراق و اسناد کمتر دچار لکه و کثیفی شده و برای مدتهای طولانی از آسیبهای محیط در امان می مانند.

• پوشه ضدآب

در محیطهای مرطوب، نوع خاصی از پوشه ها قابل استفاده است که آب و رطوبت را جذب نمی کنند و مانع از نم زدگی اسناد داخل خود می شوند. این پوشه ها در صورت کثیف شدن، قابلیت شستشو با آب و مواد شوینده را هم دارند.

• پوشه آویز

این نوع از پوشه توسط قطعه ای فلزی در قسمت بالایی خود که دارای گیره است، به لبه طبقه بایگانی متصل شده و دارای کد بندی و رنگ بندی است، در عرض آن فضایی برای چسباندن لیبل جهت تسریع در کار بایگانی و یافتن سند تعبیه شده است.

نوعی از این پوشه ها را فایل آویز می نامند، چون دارای چندین خانه با جای لیبل هستند که در کشو یا کمدهای بایگانی به راحتی باز می شوند و از روی برچسب ها می توان اسناد را به راحتی پیدا کرد. معمولا از این نوع پوشه ها در موسسات بزرگ که دارای اتاق های بایگانی هستند، استفاده می شود.

• پوشه کارتابل

برای مدیرانی که باید بطور روزانه به تعداد زیادی نامه و سند اداری رسیدگی کنند، پوشه مخصوصی طراحی شده  که نامه ها و پرونده های جاری را در خود جا می دهد و روی آنها سوراخ هایی برای اینکه بتوان به راحتی برگه ها را درون آن دید، تعبیه شده است.

 

حالا که با انواع پوشه ها آشنا شدید، بهتر است پیش از مراجعه به فروشگاه لوازم التحریر، سری هم به سایتهای معاوضه کالا بزنید. شاید اصلا لازم نباشد برای چیزی که به دنبالش هستید پولی پرداخت کنید!

 

♦ تدوین توسط تیم تولید محتوا- چی با چی

برچسب کارتابل پارچه ای سایز پلاستیکی ضدآب مقوایی پوشه کاغذ چرمی ضدمیکروب لوازم التحریر جنس